Предпринимателям можно работать без кассы, получая оплату по договору. Расскажу как правильно вести бухгалтерию, если работаете через договор (без кассы).
Можно выделить несколько разновидностей предпринимательской деятельности по необходимости использовать кассовый аппарат:
- Вы работаете через договор (с актом и счётом), а оплату принимаете прямым банковским переводом на расчётный счёт. Тогда вам не нужна касса.
- Вы торгуете "в розницу". Тогда нужен кассовый аппарат. И чек из этого аппарата будет главным документом, подтверждающим сделку.
Рассмотрим случай с договором. Случай с торговлей в розницу и кассовым аппаратом будет описан в следующей статье.
Работаем без кассы - через договор
Если не надо продавать большое количество товаров в розницу, то логично работать через договор, а не покупать кассу. К примеру, если вы программист (как я), то с каждым клиентом можно заключить договор. Работа через договор подойдёт, если мало клиентов и заказов, нет нужны быстро делать документы. При такой схеме работы документооборот происходит таким образом:
- Исполнитель (вы) согласовывает с Заказчиком (покупателем) все условия договора.
- Исполнитель печатает, подписывает и отправляет Заказчику: договор (2 копии), акт сдачи работ (2 копии), Счёт на оплату
- Заказчик подписывает копии документов и отправляет обратно Исполнителю: договор, акт сдачи работ
Разберём каждый документ.
Содержание договора
Все договоры имеют приблизительно схожую структуру. Найдите в интернете нужный и подправьте под себя. Можете смело удалить неподходящие пункты и добавить нужные, потому что документы не имеют чётких требований. Можно придумывать что угодно и как угодно. В любом случае, заказчик сам попросит исправить, чтобы договор соответствовал его интересам.
В приложении к договору должен быть указан срок, стоимость работ и техническое задание (если требуется).
Крайне рекомендую добавить в договор следующие пункт:
По факту оказания услуг (в том числе периодических) Исполнитель представляет Заказчику на подписание Акт об оказанных услугах в двух экземплярах. В случае, если Заказчик не направил Исполнителю подписанный Акт или мотивированный отказ от приемки услуг в срок 15 суток после окончания срока сдачи работ или периода действия договора, услуги считаются принятыми без замечаний Заказчика и оформляются односторонним Актом.
этот пункт нужен, потому что почта, курьеры (или даже Заказчики) часто теряют документы. А вытряхивать акты из них - это крайне утомительное дело. Но договор не считается выполненным без подписанного акта. И заказчик может подать в суд. Поэтому либо оговорите возможность подписания акта в одностороннем порядке, либо переживайте и трясите своего клиента.
С недавних пор появилась возможность добавить в договор такой пункт об электронном документообороте:
Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:
от Исполнителя с электронного адреса email_адрес
от Заказчика с электронного адреса email_адрес, email_адрес.- Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью - электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.
- Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
Таким образом можно передавать сканы документов вместо оригиналов. Но всё-таки придётся обменяться оригиналом договора с заказчиком на старте работ.
Напоследок проверьте есть ли у договора дата окончания. А то будет пожизненное обязательство.
Настоящий Договор вступает в силу с момента подписания и действует до "1" января ХХХХ г. Настоящий Договор признается действующим до момента окончания исполнения Сторонами всех обязательств по настоящему Договору и Приложений к нему, что подтверждается подписанием Заказчиком Актов.
Акт сдачи работ
Акт подписывается в самом конце работ, когда Заказчик принимает работу. В акте указывается список работ, которые были проделаны. После подписания акта работа считается сделанной (полностью или частично). Актов может быть несколько - их количество и порядок подписания прописывается в договоре. Можно сделать акт на каждый этап работы со счётом на оплату после каждого этапа.
Пример акта можно скачать здесь: Акт сдачи работ.
Обязательно укажите в акте следующие предложения:
В целях выполнения Договора № ХХХ от «ХХ» ____ ХХХХ года Исполнитель передает, а Заказчик принимает следующие работы:
И внизу акта:
Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет.
Счёт на оплату
По одному договору может быть несколько счетов, как и несколько актов. Можно разбить счёт на два, к примеру, 50 на 50.
Пример счёта можно скачать здесь: Счёт на оплату
Номер договора. Номер счёта. Номер акта
У каждого документа должен быть уникальный номер в своей группе:
- У каждого договора должен быть уникальный номер среди договоров.
- У каждого акта должен быть уникальный номер среди актов.
- У каждого счёта должен быть уникальный номер среди счетов.
В качестве номера я использую дату, когда был создан документ, в виде "ГГГГММДД". Если документ сделан первого сентября 2018 года, то его номер будет "20180901". Такая нумерация даёт однозначность. Ведь вряд ли вы забудете, печатали ли сегодня документ или нет. Если нужно сделать договор с несколькими счетами или актами, то в номере документа ставлю порядковый через дробную черту:
- 20180901/1
- 20180901/2
- 20180901/3
Почему без кассы?
Описанный способ ведения дел не требует кассы и чека. Потому что осуществляется прямой банковский перевод со счёта на счёт, и есть договор/акт/счёт. Для работы по такой схеме вам нужен только обычный принтер и несколько почтовых конвертов. Нет нужды покупать кассу. Но если нужно заключать по несколько договоров в день, то лучше задуматься о способе работы через кассу, без договора.
